Polityka prywatności

Aktualizacja: 2 lipca 2026 r. Stan dokumentu sprawdzony na przełomie czerwca i lipca 2026 r.

W skrócie: przetwarzamy dane tylko w zakresie potrzebnym do działania serwisu, obsługi zgłoszeń, korespondencji, płatności, bezpieczeństwa i rozliczeń. Nie sprzedajemy danych użytkowników.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest OSCANRE sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Hoża 86/410, 00-682 Warszawa, KRS 0001195713, NIP 7011278688, REGON 542791329. Kontakt w sprawach prywatności: kontakt@oscanre.pl.

2. Kiedy zbieramy dane

Dane zbieramy, gdy korzystasz z formularzy, narzędzia „Sprawdź sprawę”, formularza projektu pisma, formularza kontaktowego, statusu zgłoszenia, panelu odpowiedzi, zgłoszenia uwag, współpracy, formularzy dla mediów lub gdy komunikujesz się z nami e-mailowo.

3. Kategorie danych

dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, telefon,
treść zgłoszenia, opis sprawy, kategoria, lokalizacja sprawy, oczekiwany efekt, historia korespondencji,
pliki i załączniki przesłane przez użytkownika,
dane płatności i rozliczeń w zakresie przekazanym przez operatora płatności lub wymaganym księgowo,
dane techniczne: adres IP, identyfikatory sesji, informacje o przeglądarce, logi bezpieczeństwa, znaczniki czasu,
zgody i oświadczenia złożone w formularzach.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Obsługa formularzy i odpowiedzi — wykonanie usługi lub działania przed zawarciem umowy, a także prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze korespondencji.
Realizacja usług płatnych — wykonanie umowy, rozliczenia i obowiązki prawne związane z rachunkowością lub podatkami.
Bezpieczeństwo serwisu — prawnie uzasadniony interes administratora: ochrona przed spamem, nadużyciami, botami, nieuprawnionym dostępem i awariami.
Dochodzenie lub obrona roszczeń — prawnie uzasadniony interes administratora.
Marketing własny lub analityka — tylko wtedy, gdy przepisy wymagają zgody i taka zgoda została udzielona, albo na innej właściwej podstawie prawnej.

5. Narzędzia AI

Jeżeli korzystasz z narzędzia automatycznego albo gdy obsługujemy zgłoszenie z pomocą systemów wspierających pracę, treść zgłoszenia może zostać przekazana dostawcy narzędzia AI w zakresie potrzebnym do przygotowania wyniku, szkicu lub odpowiedzi. Ograniczamy zakres danych do niezbędnego minimum. Nie wpisuj danych, które nie są potrzebne do opisania sprawy.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane lub powierzane podmiotom wspierającym działanie serwisu: dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, narzędzi AI, obsługi technicznej, narzędzi bezpieczeństwa, operatorom płatności, księgowości, doradcom, kancelariom lub specjalistom — tylko w zakresie niezbędnym do danego celu.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku stosujemy wymagane mechanizmy ochrony, w szczególności standardowe klauzule umowne, decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony albo inne środki dopuszczone przez RODO.

8. Czas przechowywania

zgłoszenia i korespondencję przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres potrzebny do obrony lub dochodzenia roszczeń,
dane rozliczeniowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
dane techniczne i antyspamowe przechowujemy przez czas potrzebny do bezpieczeństwa serwisu,
dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania.

9. Twoje prawa

Masz prawo żądać dostępu do danych, kopii danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych, wniesienia sprzeciwu oraz cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody. Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych i opisu sprawy nie będziemy mogli obsłużyć zgłoszenia, odpowiedzieć na wiadomość ani wykonać usługi.

11. Dane osób trzecich

Jeżeli w zgłoszeniu opisujesz osoby trzecie, ogranicz ich dane do minimum. Nie przesyłaj pełnych dokumentów lub danych wrażliwych, jeżeli nie są potrzebne do wstępnego uporządkowania sprawy.

12. Zabezpieczenia

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne adekwatne do charakteru serwisu, w tym ograniczenia dostępu, indywidualne linki do statusu, walidację formularzy, ograniczenia wysyłek, blokady plików technicznych oraz ograniczenia typów i rozmiaru załączników.

13. Kontakt

W sprawach prywatności napisz na kontakt@oscanre.pl. W treści wiadomości podaj, którego zgłoszenia lub jakiej sprawy dotyczy prośba.

Dane płatności

W przypadku korzystania z płatnej usługi część danych niezbędnych do obsługi płatności jest przetwarzana przez operatora płatności Stripe. Serwis może otrzymać informację o statusie transakcji, identyfikatorze płatności, kwocie, walucie oraz numerze zgłoszenia powiązanym z płatnością. Pełne dane karty płatniczej nie są przechowywane w serwisie BiuroSpraw.pl.